Vous souhaitez louer des bureaux pour installer votre entreprise ? L’heure de la première visite approche et vous vous demandez quelles sont les bonnes questions à poser ? Voici une liste des premiers points à évoquer afin d’avoir toutes les cartes en main si ce local vous plait.
I. Demandez à votre agent immobilier
- Le loyer indiqué est-il HT ou TTC ?
- Le montant des charges locatives du local et ce qu’elles incluent :
- Chauffage, consommation d’eau, électricité, entretien des parties communes…
- Pour connaître les dépenses courantes de votre bureau pouvant être mises à la charge du locataire, consulter la liste.
- Pour information, la liste des charges imputables au locataire seront recensées dans votre bail.
- Le montant des taxes qui vous seront demandées :
- La taxe foncière
- Gardez en mémoire que vous devrez payer également la taxe professionnelle/CET qui dépendra de l’activité et de la taille de votre entreprise (plus d’infos).
- Les travaux effectués et/ou à prévoir :
- Quels ont été les travaux effectués dans l’immeuble ? D’autres sont-ils à prévoir à moyen ou long terme (ravalement de façade, étanchéité de la toiture, révision du chauffage central…) ?
- A savoir : vous retrouverez dans votre bail la liste des travaux effectués 3 ans auparavant la prise de bail et ceux prévus dans les 3 années à venir.
- Les normes :
- Votre entreprise est-elle destinée à accueillir du public ?
- Si oui, est-ce que les bureaux sont adaptés aux normes d’accessibilité ERP/PMR ?
- Le contrôle électrique annuel, obligatoire depuis Janvier 2012 pour les bureaux.
- Les prestations proposées dans le bail :
- Des places de stationnement sont-elles prévues dans le bail ?
- Si oui, sont-elles privatives ou non ?
- Si non, pensez à vérifier les capacités de stationnement aux alentours pour accueillir vos clients et salariés.
- Vous souhaitez aller plus loin ?
- Quel est le montant du dépôt de garantie demandé par le propriétaire ?
- A noter, il s’élève en général à 2 termes de loyer échus (2 mois ou 2 trimestres selon la fréquence de règlement de vos loyers).
- Profitez-en pour vous renseigner sur les autres documents à fournir pour constituer votre dossier.
- A combien s’élèvent le montant des honoraires de l’agence ? En général, il faut compter 15% du loyer annuel HT/HC.
- La disponibilité du bureau et la date d’entrée envisageable.
De votre côté, si vous êtes déjà locataire de bureaux, avez-vous pensé à dénoncer votre bail ? Vérifiez votre date de sortie possible (et les éventuelles conditions).
II. Vérifiez sur place
- L’état des peintures, des sols et des plafonds
- L’état des fenêtres et des portes
- L’isolation acoustique selon votre activité
- L’état des sanitaires et des parties communes
- La sécurité du bâtiment : digicode, portail, interphone, entrée libre
- L’état des prises téléphoniques (pensez à demander si le bâtiment est équipé de la fibre optique) et si vos connexions mobiles sont bonnes.
- Pour information, un état des lieux précis sera réalisé à votre entrée dans les bureaux. L’ensemble de ces points seront contrôlés.
III. Renseignez-vous
- Les atouts du bureau pour votre activité, vos clients et vos salariés :
- Accessibilité : accès routiers et autoroutiers, lignes de bus, gare SNCF, aéroport
- Services de proximité : restauration, conciergerie, banque, parking, poste, garage auto, crèche, commerces, santé, loisirs sportifs…
- Quelle est la nature des occupants de l’immeuble :
- Qui seront vos voisins ?
- Quelles activités pratiquent-ils ?
- Assurez-vous de ne pas vous installer en face d’un concurrent qui a déjà pignon sur rue.
IV. Les documents que vous devez avoir impérativement
- 3 derniers PV d’Assemblée Générale
- Le Diagnostic de Performances Energétiques (DPE)
Pour conclure, outre les aspects financiers et techniques, gardez en tête que le choix de vos bureaux est essentiel dans le cadre du développement de votre entreprise. Si lors d’une visite, vous êtes conquis par un bureau mais que vous avez du mal à vous projeter, sachez qu’il existe des sociétés dédiées à l’aménagement de locaux professionnels qui pourront vous accompagner dans votre projet et ce jusqu’à votre installation.