Quand on est à l’étroit dans ses locaux mais que le déménagement est pour plus tard, il faut s’organiser pour rester efficace. Voici quatre solutions, avec nos conseils pour les mettre en pratique.
I. Louez un second local à proximité
C’est le moyen le plus simple de faire face au manque d’espace. A condition de bien choisir les activités hébergées dans ce second local : il faut éviter les navettes incessantes entre les deux sites. Installez-y par exemple la comptabilité, la R&D ou le show-room ; mais pas une partie de la production ou la moitié d’un service.
Prévoyez des surcoûts : l’assurance du nouveau local, les abonnements d’eau, de gaz et d’électricité, peut-être un second serveur informatique s’il n’existe pas de liaison fibre optique entre les bâtiments.
Il faut pouvoir se rendre à pied d’un bâtiment à l’autre, en quelques minutes. Ayez à l’esprit que les navettes en voiture demandent une gestion complexe du stationnement.
Négociez avec le propriétaire pour que le nouveau bail puisse être dénoncé en même temps que le premier. A défaut, vous ne pourrez jamais déménager en une seule fois ! Axite peut vous aider, tant pour la recherche de local que pour la négociation.
II. Créez des open spaces
En remplaçant certains bureaux cloisonnés par des open spaces, vous gagnerez beaucoup de place. Un « salarié moyen » occupe 18 m² en cloisonné (en comptant une quote-part des circulations, de la reprographie, etc.) contre 12 m² en open space.
Un open space peut réunir de 2 à 8 collaborateurs ; au-delà, le travail devient moins efficace.
Les coûts de transformation s’élèvent au minimum à 50 euros du mètre carré. Il faut compter davantage s’il faut reprendre les sols et acheter du mobilier adapté, par exemple des bureaux en « marguerite ». Aussi, écartez cette solution si vous comptez déménager dans moins de trois ans.
III. Louez de l’espace à des prestataires spécialisés
Vous pouvez libérer très vite votre local archives en faisant appel à un prestataire spécialisé dans leur stockage. Il en existe partout en Rhône-Alpes. Vos documents sont en sécurité et vous pouvez récupérer celui dont vous avez besoin en 24 heures.
La location d’espace ne se limite pas aux archives. D’autres prestataires vous proposent de leur confier des échantillons, des pièces détachées, des produits finis voire des véhicules de votre flotte ! Il est même arrivé que des grands industriels y déplacent des activités simples de montage pour faire face à des pics d’activité.
Ces solutions doivent être compatibles avec votre organisation et avec la distance entre sites. Pour coller aux réalités du terrain, associez vos équipes à la réflexion.
IV. Le bureau nomade, une solution d’avenir
Certains de vos salariés travaillent à l’extérieur une bonne partie de la semaine ou aspirent au télétravail ? Vous pouvez décider que certains bureaux deviennent « nomades ». Ils ne sont plus affectés à une personne, mais partagés entre plusieurs collaborateurs qui s’y succèdent suivant un planning de réservation.
Dans vos locaux, ces bureaux nomades seront en open space. Prévoyez des cellules de quelques mètres carrés pour les conférences téléphoniques ou les réunions de 2 ou 3 personnes. Vous gagnerez environ 25% de place sur les surfaces concernées.
Bientôt, vous pourrez aussi louer de l’espace dans des centres de télétravail à proximité des grandes agglomérations. Vos salariés les utiliseront avec une grande souplesse : pic de circulation du matin ou du soir, une journée par semaine…
De tels centres existent déjà à Grenoble et l’idée fait peu à peu son chemin sur l’ensemble du Sillon Alpin, poussée par de grands opérateurs nationaux comme Buro Club ou Régus.